Bent u – als facilitair of vastgoed manager – eigenlijk wel met de juiste dingen bezig?

Bent u – als facilitair of vastgoed manager – eigenlijk wel met de juiste dingen bezig?

“Bedankt, voor het goede werk dat je hebt geleverd dit jaar. Kun je dit volgend jaar herhalen, maar dan met tien procent minder budget?”. Indien u deze vraag herkent, kunt u zichzelf afvragen of u wel voldoende strategisch bezig bent. Als u werkelijk op strategisch niveau van waarde wilt zijn, gaat het niet om het besparen van geld. Maar juist om het werkelijk leveren van toevoegde waarde. Maar waar zit die toegevoegde waarde nu precies in?

Dit is een vraag waar binnen de beroepsgroep regelmatig over gesproken wordt en waar de International Facility Management Association (IFMA) een antwoord op tracht te formuleren. De organisatie heeft naar aanleiding van IFMA’s 2013 World Workplace het rapport ‘Facility Management Trend Report: Emerging Opportunities for Industry Leaders’ uitgebracht, dat uiteenzet wat vastgoed- en facilitair managers zouden moeten c.q. kunnen doen om beter op waarde te worden geschat.

Veranderende wereld
De wereld om ons heen verkeert in een staat van constante verandering. Verandering brengt onzekerheid met zich mee. Een veelgebruikte term hiervoor is ‘VUCA’ (volatility, uncertainty, complexity en ambiguity). Het beheersen van deze aspecten is onderdeel van het dagelijkse leven. Zoals Darwin stelde: niet de sterkste overleeft, maar de meest wendbare, degene die zich het beste aan kan passen.

Moeten vastgoed- en facilitair managers zich aanpassen? En zo ja, waarop en hoe snel? Dit zijn kernvragen die op ons vakgebied afkomen. In het Facility Management Trend Report worden, als antwoord op deze vraag, drie strategische aandachtsgebieden geïdentificeerd.

1. Wordt eigenaar van het gesprek: verhoog de impact van FM op het management 
Vastgoed- en facilitair managers zouden zich meer bezig moeten houden met activiteiten die de creativiteit, productiviteit, efficiëntie en de werving & het behoud van toptalent positief beïnvloeden. Dit begint met het verkrijgen van diepgaand begrip van het wezen van de eigen organisatie en haar strategie. Elke organisatie is anders en zal daarom andere eisen en verwachtingen hebben van huisvesting en de hieraan gerelateerde dienstverlening.

2. Spreek de juiste taal: de directe connectie van FM met businessprioriteiten 
Met alleen het aansluiten van het huisvestings- en facilitair beleid op de doelen en kernactiviteiten van de organisatie bent u er nog niet. Het op een toegankelijke manier verwoorden van dit beleid is minstens zo belangrijk. Het spreken in uw eigen FM-jargon heeft over het algemeen een ‘vervreemdende werking’ op de rest van uw organisatie.

3. Creëer de toekomst van FM
Om effectieve antwoorden te kunnen blijven formuleren op bovenstaande uitdagingen moet de facilitaire organisatie zich op een drietal punten blijven ontwikkelen:

• Building talent: hebben we de juiste mensen in dienst en ontwikkelen zij zich op die gebieden waar we verandering zien c.q. verwachten?
• Building integrated systems: beschikken we tijdig over de juiste informatie om de noodzaak tot verandering te identificeren en vervolgens de juiste beslissingen te nemen?
• Building agility and change management processes: hebben we de bijbehorende processen ‘in place’ om deze beslissingen te effectueren c.q. veranderingen door te voeren?

Toegevoegde waarde: product management?
Als we kijken naar de huidige, formele definities van huisvesting en FM, zien we dat deze zich richten op aspecten van de gebouwde omgeving en interne dienstverlening. Maar is dit werkelijk de kern van uw bestaansrecht? Of zijn er belangwekkender zaken waar u (deels) verantwoordelijkheid voor kunt nemen? We richten ons vaak op wat we moeten doen, en vragen ons veel minder vaak af waarom we dat zouden moeten doen. Of, welke andere dingen we zouden kunnen doen, waardoor we meer waarde toevoegen.

Waarvoor hebben we gebouwen nodig? En FM-diensten? Binnen organisaties is arbeid de factor die waarde creëert. Het produceren van goederen en diensten, het bedenken van nieuwe producten en innovaties zijn de drijvende krachten achter de economie.

Het bieden van een relevante omgeving (volgens welke definitie dan ook) die mensen in staat stelt hun werk optimaal uit te voeren, is daarmee een activiteit met strategische aspecten. Mogelijk is daar over een aantal jaar geen eigen gebouw meer voor nodig of slechts een fractie van uw huidige vastgoedportfolio.

Het gaat om het stellen van existentialistische vragen. Als u niet kunt uitleggen welke strategische rol u vervult, komt u nooit in beeld bij C-level management. Als u verantwoordelijk wilt blijven voor het meubilair, houdt u zich dan vooral daar mee bezig. Als u echt belangrijk wilt worden binnen uw organisatie, moet u eerst kunnen uitleggen waarom u belangrijk bent. Het is niet aan mij om die vraag in te vullen, maar het is voor iedereen binnen ons vakgebied belangrijk om daar goed over na te denken. Daarna krijgt u waarschijnlijk slechts bij uitzondering de vraag om tien procent te besparen.

Erik Jaspers
Product Strategy & Business Innovation
Bezoek de website van Planon voor meer informatie over facility management en real estate software.