Flexen: waar ligt de grens?

Het Nieuwe Werken: eigenlijk dekt de naam de lading niet meer. Het ‘delen’ van de werkomgeving is gewoon geworden: toegang tot een goede werkplek is belangrijker dan het eigendom ervan.

Meer mensen per vierkante meter
Het is algemeen bekend dat een werkplek op jaarbasis rond de € 9.000 kost en dat maakt de rekensom simpel: verminder het aantal werkplekken (ofwel: het benodigde aantal vierkante meters werkoppervlak) en je bespaart veel geld. Er ontstaat al snel een geweldige business case: ‘verdichting’ bespaart kosten. Vanuit kostenperspectief klopt die redenering als een bus.

Er schuilt echter wel een gevaar in het vergaand ‘delen’ van de werkplek op een steeds kleiner oppervlak: een verminderende gebruikerservaring en verlaagde effectiviteit van de medewerkers.

In termen van kosten is er één die in de top van iedere organisatie staat… En dat zijn loonkosten. Bovendien is de factor ‘arbeid’ de meest kritieke factor voor het creëren van waarde voor de organisatie. Iedere manager zal bevestigen dat medewerkers en hun vermogen om goed samen te werken grotendeels het resultaat van de organisatie bepaalt. Vandaar dat ‘design’ van de werkplek tegenwoordig een zo centrale plaats inneemt: we willen de ‘productiviteit’ en ‘creativiteit’ op en rond de werkplek stimuleren.

Succesfactoren voor de werkplek
Waaraan moet de werkplek dan voldoen om succesvol te zijn? Wellicht kunnen we op dit gebied wat leren van de wetenschap. In het Massachusetts Institute of Technology (MIT) is het ‘City Form Lab’ gevestigd, een onderzoeksafdeling die wetenschappelijk onderzoek doet naar het ontwerp van stedelijke gebieden.

Het City Form Lab stelt:

“One of the primary challenges of good city design is to maximize interaction between people and places while minimizing friction”.

Dit kunnen we direct vertalen naar de werkomgeving:

“Een goede werkomgeving bevordert interactie tussen mensen onderling en hun omgeving, terwijl het elementen van wrijving minimaliseert”.

Als je teveel mensen op een plek laat samenwerken, neemt de kans op wrijving toe. Er is geen werkplek beschikbaar, een luidruchtige collega leidt je af of de koffievlekken van de vorige collega zitten nog op het bureau. Allemaal factoren die de effectiviteit verminderen. Ofwel: er bestaat een ‘verzadigingspunt’ waarboven een verdere verdichting (meer medewerkers per werkplek) waarschijnlijk averechts uitpakt. Het kostenprofiel ziet er dan prachtig uit, maar het resultaat van arbeid blijft achter.

Het omslagpunt
De kernvraag die opdoemt is: ‘tot op welk niveau is het verstandig te verdichten?’. Het vinden van dit ‘omslagpunt’ is belangrijk voor effectief beheer van toekomstige werkomgevingen. Het meten van arbeidsproductiviteit is de heilige graal in ‘workplace design’. Daar zijn we tot op heden nog niet in geslaagd; ondanks alle claims die met regelmaat verschijnen, blijft het voer voor sociologen, psychologen en economen.

Toch kunnen we vanuit facilitair perspectief wel degelijk een vinger achter dit fenomeen krijgen, waarbij we nieuwe typen informatie betrekken en aan elkaar relateren. Uitgangspunt hierbij is dat we naar een beperkt aantal parameters kijken: effectieve beschikbaarheid van gewenste faciliteiten en algemene tevredenheid over de werkplek.

Het aardige van ‘beschikbaarheid’ is dat er al veel kennis bestaat op dit punt, maar in heel andere omgevingen, namelijk de (IT) netwerktheorieën.
Hoe meer vraag er ontstaat naar een bepaalde dienst, hoe groter de kans is dat deze dienst niet beschikbaar is en des te langer het zal duren voor deze beschikbaar komt. Ofwel: uw medewerkers zoeken een ruimte om te vergaderen, maar alle passende ruimten zijn al bezet of gereserveerd.

Conclusie
Het delen van de werkplek is een trend die de komende jaren door zal zetten. Echter, om suboptimalisatie te voorkomen moeten we beter gaan begrijpen waar de grenzen liggen. De basistechnologie hiervoor is beschikbaar, het is nu een kwestie van toepassen. Pas als je weet wat je optimale bezettingsgraad is, kun je echt flexibel zijn.

Erik Jaspers
Strategy & Innovation bij Planon
Bezoek de website van Planon voor meer informatie over facility management en real estate software.

Software als een huis

Software als een huis
Huizen bouwen doen we al sinds mensenheugenis. Het bouwen – of ontwikkelen – van software is een discipline dat pas een paar decennia oud is. Ondanks hun verschil in leeftijd, lijken de twee vakgebieden meer op elkaar dan je in eerste instantie zou denken. Dat is waarom ik de bouw vaak als analogie gebruik om over user experience design voor software te praten.

Een huis is een verzameling van elementen met een functie: muren vormen een scheiding tussen vertrekken, door een deur kun je naar binnen en buiten, een raam laat zonlicht binnen en het dak zorgt ervoor dat het niet binnen regent of waait.

Aan al deze onderdelen heb je pas iets als ze – ten opzichte van elkaar – logisch zijn ingericht. Een architect gaat in het ontwerp uit van de toekomstige bewoner en hoe deze een woning inricht en gebruikt. Het is belangrijk dat de vertrekken zo efficiënt mogelijk zijn ingericht en dat het raam op de plek zit waar de bewoner er het meeste profijt van heeft.

Voor design van softwareapplicaties geldt hetzelfde. In de begindagen van softwareontwikkeling werd vooral gekeken naar functionaliteit die waarde zou toevoegen voor gebruikers (een dak houdt je droog). Tegenwoordig is de gebruikerservaring een belangrijk selling point, en deze ervaring gaat verder dan een verzameling losse functionaliteiten.

Nieuwe disciplines zoals interactie designers, grafisch ontwerpers en usability researchers stellen vragen als:
• Welk doel wil deze groep gebruikers bereiken met het gebruik van deze softwareapplicatie?
• Wat is de gewenste opeenvolging van acties en reacties van het systeem om dit doel zo prettig mogelijk te bereiken?
• En hoe draagt het gedrag van de user interface, het visueel design en de taal bij aan de gebruikerservaring?

Deze aanpak – waarin de gebruiker en het ontwerp van user interfaces centraal staan – is ingegeven door een trend die ook wel ‘user centered design’ wordt genoemd. Door de opmars van mobiele apps en webapplicaties als Google Docs en Gmail zijn consumenten meer dan ooit gewend geraakt aan oplossingen die zeer eenvoudig te gebruiken zijn. Waar het tien jaar geleden niet ongebruikelijk was dat software werd geleverd met een gebruikershandleiding of uitgebreide trainingen, is het nu belangrijker dan ooit dat software en apps – ook voor de zakelijke markt – direct te gebruiken en gebruiksvriendelijk zijn.

Om terug te komen op de vergelijking met het bouwen van een huis: je verwacht dat een keuken en een eetkamer naast elkaar liggen. De aan- en afvoer van een wasmachine kun je het beste aanleggen in een bijkeuken of een zolder, niet in de woonkamer.

Development teams moeten – al vroeg in de ontwerpfase – op die manier nadenken over wat een gebruiker nodig heeft en hoe hij of zij de software gaat inzetten. Het heeft geen zin om eerst functionaliteit te ontwerpen en pas daarna naar het geheel te kijken. Hier geldt hetzelfde als wat geldt bij de aanleg van riolering of watertoevoer: het hoe en waar is sterk afhankelijk van de uiteindelijke functie van de ruimte die er bovenop wordt gebouwd.

Dit vergelijk kunnen we doortrekken naar de verschillende niveaus van user interaction design. Naast de functie van een ruimte, of hoe de bewoner deze gebruikt, geldt dat je pas kan gaan schilderen en behangen als de muren staan. Oftewel, de look and feel van de user interface is afhankelijk van functionaliteit en de manier waarop een gebruiker de software gaat gebruiken.

User centered design gaat over het kennen van de gebruiker. Het is daarom belangrijk om verschillende groepen gebruikers te definiëren: niet iedereen gebruikt software op dezelfde manier. Door gebruikers in een vroeg stadium te betrekken in het (ontwerp)proces, kun je zo goed mogelijk tegemoet komen aan hun behoeften.

Planon Accelerator™ 6.0 is ontwikkeld op basis van dit gedachtegoed. Planons team van user experience designers en developers heeft het ontwerp en het gebruiksgemak van de software onder de loep genomen en vele verbeteringen doorgevoerd. Om te voorkomen dat een bewoner terug moet naar de voordeur om daar het lichtknopje voor de badkamer te vinden, zijn verschillende functies in het menu verplaatst naar logischere plekken. Hierdoor is de nieuwste release van de Planon-software nog intuïtiever en eenvoudiger dan voorgaande versies. Voor diverse groepen gebruikers zijn verschillende homepages ingericht: selfservice-gebruikers zien een andere interface dan specialistische gebruikers. Zo komt elke type gebruiker binnen door een voordeur die uitkomt op de ruimte die aansluit bij zijn/haar behoefte.

In de basis is Planon Accelerator™ nog steeds de flexibele, state-of-the-art IWMS-oplossing die gebruikers gewend zijn. De nieuwe user interface zorgt er echter voor dat gebruikers het maximale uit de software kunnen halen en dat het prettig oogt – net als het werk van een architect.

Robert Eijlander
Product Manager User Experience Design

Planon – Real Estate and Facilities Management Software

Onderhoudsmanagement bezien door een digitale bril (en drie andere scenario’s)

Onderhoudsmanagement bezien door een digitale bril (en drie andere scenario’s)

Stelt u zich eens voor: een wereld waarin alles en iedereen met elkaar is verbonden. Waarin digitale informatie altijd beschikbaar is en alles meetbaar is. Waarin machines zelf hun storingen melden. Waarin u – met een draagbaar apparaat zoals tablet of bril – een extra informatielaag over de fysieke wereld kunt projecteren.

We staan pas aan het begin, maar de opmars van slimme technologieën en ‘The Internet of Things’ is niet meer te stoppen. Slimme devices zoals smartphones, smartwatches en natuurlijk de digitale en virtuele brillen als Google Glass of Oculus Rift zijn verbonden met het internet en bieden toegang tot informatie op het moment dat u het nodig heeft. Het werk van een onderhoudsmonteur zal hierdoor nooit meer hetzelfde zijn. Vergelijk het met virtuele plattegronden zoals Google of Apple Maps op uw smartphone: binnen een paar jaar hebben deze toepassingen de onhandige, uitvouwbare plattegrond vervangen.

Waar gaat het vak van onderhoudsmonteur naar toe? Wat kan er eigenlijk al, en wat is nog toekomstmuziek? Hoog tijd om te kijken naar vier scenario’s.

Scenario 1: het gebouw virtueel verkennen
Stelt u zich eens voor dat een onderhoudsmonteur voordat hij op pad gaat de locatie kan verkennen. Voor een monteur op grote locaties is het vaak lastig te bepalen wat hij nodig heeft aan gereedschap, omdat hij niet goed weet wat er op zijn pad zal komen. Daar is een oplossing voor. Met behulp van digitale foto’s is het mogelijk een 3D-omgeving te creëren. Vanuit een storingsmelding kan de engineer een virtuele rondgang door het gebouw maken. Hij kan dan bijvoorbeeld vooraf zien welke set sleutels hij nodig heeft. Dat werkt natuurlijk efficiënter dan heen en weer lopen. Hij kan bovendien vooraf zijn route bepalen, zodat hij sneller op de juiste plek is en niet verdwaalt.

Scenario 2: een extra laag informatie toevoegen aan de werkelijkheid
Stelt u zich eens voor dat de monteur een apparaat bij zich draagt dat – terwijl hij door een gebouw loopt – informatie geeft over de installaties die hij passeert en aangeeft of ze wel of niet in storing zijn. Daarmee kan de monteur proactief handelen en de storing verhelpen, nog voordat deze is gemeld. Met hetzelfde apparaat kan hij alle relevante gegevens over een installatie raadplegen. Het aantal opgeloste storingen bij een eerste bezoek neemt toe, waardoor het storingsproces efficiënter wordt. Bij een gelijkblijvende storingsportefeuille, wordt het hierdoor mogelijk om met minder monteurs hetzelfde werk te doen.

Scenario 3: hulp op afstand via een digitale bril
Stelt u zich eens voor dat een monteur een digitale bril met communicatie­mogelijkheden draagt. Het grote voordeel van zo’n bril is dat de monteur zijn handen vrij heeft om werkzaamheden uit te voeren. Dat hij informatie kan opvragen via de bril en dat hij een specialist in de backoffice kan laten meekijken tijdens het oplossen van het probleem. Samenwerken wordt op deze manier ontzettend eenvoudig gemaakt, met als doel storingen sneller en beter op te lossen.

Scenario 4: meedenkende machines
Stelt u zich eens voor dat storingen worden gemeld en opgelost door machines zelf? Veel systemen bevatten al sensoren die kunnen aangeven wanneer er sprake is van een storing. The Internet of Things – waarbij alles op elkaar is aangesloten en met elkaar communiceert – maakt het mogelijk dat apparaten niet alleen zelf een storing melden, maar ook laten weten wat de oplossing is. Een engineer weet zo precies waar hij aan toe is. Gemak dient de mens en de techniek maakt het werk alleen maar eenvoudiger.

Is het voorgaande toekomstmuziek? De techniek bestaat al, dus het is niet ondenkbaar dat dit ook wordt toegepast in onderhoudsmanagement. Het hangt af van de bereidwilligheid van de gebruikers. Toepassingen als Layar bestaan al langer, maar zijn niet echt door het grote publiek omarmd omdat de noodzaak er niet toe was. Dit is anders met toepassingen in ons werkveld. Wanneer organisaties efficiënter kunnen werken en veel tijd en geld kunnen besparen, is dat voldoende motivatie om hier mee aan de slag te gaan. Bij Planon zijn we klaar voor deze nieuwe wereld!

Nico van Dijk
Product Manager Maintenance Management

Facilitair management en sociale media – wie is interessant om te volgen?

Facilitair management en sociale media – wie is interessant om te volgen?

In een branche die zo snel verandert als facilitair management is het essentieel de laatste nieuwtjes en ontwikkelingen bij te houden. Vroeger waren traditionele media de eerste informatiebron voor veel FM-professionals. De traditionele media bestaan nog altijd en blijven relevant, maar in plaats van journalisten zijn het nu vaak de sociale media die de primaire bron zijn voor nieuws over de branche. LinkedIn, Twitter en blogs zijn platformen waar ontwikkelingen het eerst worden gesignaleerd en beschreven.

Doordat er zoveel platformen zijn, is het moeilijk onderscheid te maken tussen de nuttige en de andere. Daarom hebben we een korte lijst gemaakt van LinkedIn-groepen, Twitter-profielen en blogs die kunnen helpen branchespecifiek nieuws en de best practices van de sector te volgen.

Nuttige LinkedIn-groepen waar professionals elkaar ontmoeten
Facilitair Management Nederland
Netwerkgroep voor facilitair managers en professionals in brede context. Doel is het uitwisselen van contacten, best practices en cases om facility management beter te positioneren en te laten bijdragen aan lange termijn efficiency en kansen in organisaties.
5.000 leden

Facilitair Management Nederland (FMN)
Facility Management Nederland (FMN) is dé beroepsvereniging voor het facilitaire domein dat als platform bindt en verbindt. Facility Management Nederland is een actieve vereniging, een netwerk van professionals, die kennis en ervaring haalt uit de markt en dit onder de leden verspreidt op tal van manieren. FMN heeft zich tot doel gesteld om de positie van de professional en het vakgebied te versterken.

Vastgoed Nederland
Vastgoed Nederland is een platform dat de markt positief benadert. Door aandacht te besteden aan successen, kansen en innovaties. Door personen en bedrijven die een frisse wind door de sector laten waaien een podium te geven.

Vastgoedjournaal
Een platform voor iedereen die met vastgoed werkt. Het platform van vastgoedjournaal brengt vastgoed professionals bij elkaar en ondersteunt bij het overdragen van vastgoedkennis van de makelaar, projectontwikkelaar, belegger, financierder, overheid, corporaties, adviseur, bouwbedrijf, duurzaam bouwen, architect, en beheerders en vastgoed.

Vastgoedbeheerders
Een subgroep van de LinkedIn-groep Vastgoed Nederland, specifiek voor beheerders van vastgoed.
3.000+ leden

Facilities Management Professionals International
Professionals uit de hele wereld delen hun laatste nieuws en ideeën met collega’s.
36.000+ leden

Information Facilities Management Network
The LinkedIn-groep i-FM richt zich vooral op de markt in het VK, maar biedt ook nieuws, meningen, inzichten en ideeën voor internationale professionals.
4.000+ leden

The FM Network
Een van de grootste LinkedIn-groepen voor facilitair management in het VK, waar best practices en uitdagingen worden besproken.
7.000+ leden

Twitter-accounts met de laatste updates uit de markt
@FMM_nu
Het magazine FMM, de marktleider op het gebied van facility management, biedt diepang en inspiratie voor Facility Managers. Een account dat u op de hoogte houdt van de laatste ontwikkelingen op het gebied van Facility Management.
Volgers: 1.966

@DuurzaamGebouwd
Via het twitter-account deelt Duurzaam Gebouwd, het Kennisplatform over duurzaam bouwen, ontwikkelingen rondom duurzaam vastgoed.
Volgers: 9.726

@RoelMasselink
Roel Masselink, verenigingsmanager bij Facility Management Nederland (FMN) en belangenhartiger in hart en nieren, deelt ontwikkelingen rondom FM(N) via zijn twitter-account.
Volgers: 710

@WeekbladFG
Twitter-account van het magazine Facilitair & Gebouwbeheer
Volgers: 1.400

@Vastgoedmarkt
Een medium voor de vastgoedprofessional: levert actuele vakinformatie aan vastgoedprofessionals
Volgers: 9.000

@FM_World
FM World is een tijdschrift en een online nieuwskanaal van het British Institute of Facilities Management.
Volgers: 7.000+

@ThisWeekinFM
Een online internationale nieuwsservice voor professionals actief in zakelijk vastgoed, supportservices en faciliteiten.
Volgers: 1.000

@TFMTweets
Today’s Facility Mgr houdt professionals in facilitair management op de hoogte van de nieuwste methoden, producten en diensten die in de praktijk worden toegepast.
Volgers: 3.000+

@TheFMJ
Het officiële tijdschrift van de International Facility Management Association (@IFMA).
Volgers: 3.000

U kunt ook deze hashtags volgen om gerelateerde discussies te vinden op Twitter:
#FMIS
#BIM
#CAFM
#IWMS
#facilitiesmanagement

Blogs met een internationale kijk op de wereld van Facility Management
FacilityBlog – Today’s Facility Manager
FacilityBlog was de eerste blog voor facilitair managers in 2005 en doet het nog altijd goed, met informatie over alles wat met facilitair management te maken heeft.

Blog FMJ – Facility Management Journal Magazine Blog
De officiële blog van de IFMA.

Facilities blog | FM World
Op Facilities blog, gehost door het British Institute of Facilities Management, worden de laatste nieuwtjes en ontwikkelingen op de markt gedeeld.

FM Guru Blog
Martin Picard is de oprichter van FM Guru Consultancy & Training. In deze blog deelt hij zijn ideeën en geeft hij belangrijke tips.

Onze kanalen
Planon beheert ook een LinkedIn-groep en het Twitter-account @Planon_NL. In deze blog blijven we onze opvattingen over de branche delen met alle professionals in facilitair management en vastgoed.

Deze lijst is uiteraard slechts het topje van de ijsberg. Heeft u aanbevelingen? Deel deze dan met ons via onderstaand commentaarveld.

Paul Raybould
Online Marketing Manager voor Planon

Bent u – als facilitair of vastgoed manager – eigenlijk wel met de juiste dingen bezig?

Bent u – als facilitair of vastgoed manager – eigenlijk wel met de juiste dingen bezig?

“Bedankt, voor het goede werk dat je hebt geleverd dit jaar. Kun je dit volgend jaar herhalen, maar dan met tien procent minder budget?”. Indien u deze vraag herkent, kunt u zichzelf afvragen of u wel voldoende strategisch bezig bent. Als u werkelijk op strategisch niveau van waarde wilt zijn, gaat het niet om het besparen van geld. Maar juist om het werkelijk leveren van toevoegde waarde. Maar waar zit die toegevoegde waarde nu precies in?

Dit is een vraag waar binnen de beroepsgroep regelmatig over gesproken wordt en waar de International Facility Management Association (IFMA) een antwoord op tracht te formuleren. De organisatie heeft naar aanleiding van IFMA’s 2013 World Workplace het rapport ‘Facility Management Trend Report: Emerging Opportunities for Industry Leaders’ uitgebracht, dat uiteenzet wat vastgoed- en facilitair managers zouden moeten c.q. kunnen doen om beter op waarde te worden geschat.

Veranderende wereld
De wereld om ons heen verkeert in een staat van constante verandering. Verandering brengt onzekerheid met zich mee. Een veelgebruikte term hiervoor is ‘VUCA’ (volatility, uncertainty, complexity en ambiguity). Het beheersen van deze aspecten is onderdeel van het dagelijkse leven. Zoals Darwin stelde: niet de sterkste overleeft, maar de meest wendbare, degene die zich het beste aan kan passen.

Moeten vastgoed- en facilitair managers zich aanpassen? En zo ja, waarop en hoe snel? Dit zijn kernvragen die op ons vakgebied afkomen. In het Facility Management Trend Report worden, als antwoord op deze vraag, drie strategische aandachtsgebieden geïdentificeerd.

1. Wordt eigenaar van het gesprek: verhoog de impact van FM op het management 
Vastgoed- en facilitair managers zouden zich meer bezig moeten houden met activiteiten die de creativiteit, productiviteit, efficiëntie en de werving & het behoud van toptalent positief beïnvloeden. Dit begint met het verkrijgen van diepgaand begrip van het wezen van de eigen organisatie en haar strategie. Elke organisatie is anders en zal daarom andere eisen en verwachtingen hebben van huisvesting en de hieraan gerelateerde dienstverlening.

2. Spreek de juiste taal: de directe connectie van FM met businessprioriteiten 
Met alleen het aansluiten van het huisvestings- en facilitair beleid op de doelen en kernactiviteiten van de organisatie bent u er nog niet. Het op een toegankelijke manier verwoorden van dit beleid is minstens zo belangrijk. Het spreken in uw eigen FM-jargon heeft over het algemeen een ‘vervreemdende werking’ op de rest van uw organisatie.

3. Creëer de toekomst van FM
Om effectieve antwoorden te kunnen blijven formuleren op bovenstaande uitdagingen moet de facilitaire organisatie zich op een drietal punten blijven ontwikkelen:

• Building talent: hebben we de juiste mensen in dienst en ontwikkelen zij zich op die gebieden waar we verandering zien c.q. verwachten?
• Building integrated systems: beschikken we tijdig over de juiste informatie om de noodzaak tot verandering te identificeren en vervolgens de juiste beslissingen te nemen?
• Building agility and change management processes: hebben we de bijbehorende processen ‘in place’ om deze beslissingen te effectueren c.q. veranderingen door te voeren?

Toegevoegde waarde: product management?
Als we kijken naar de huidige, formele definities van huisvesting en FM, zien we dat deze zich richten op aspecten van de gebouwde omgeving en interne dienstverlening. Maar is dit werkelijk de kern van uw bestaansrecht? Of zijn er belangwekkender zaken waar u (deels) verantwoordelijkheid voor kunt nemen? We richten ons vaak op wat we moeten doen, en vragen ons veel minder vaak af waarom we dat zouden moeten doen. Of, welke andere dingen we zouden kunnen doen, waardoor we meer waarde toevoegen.

Waarvoor hebben we gebouwen nodig? En FM-diensten? Binnen organisaties is arbeid de factor die waarde creëert. Het produceren van goederen en diensten, het bedenken van nieuwe producten en innovaties zijn de drijvende krachten achter de economie.

Het bieden van een relevante omgeving (volgens welke definitie dan ook) die mensen in staat stelt hun werk optimaal uit te voeren, is daarmee een activiteit met strategische aspecten. Mogelijk is daar over een aantal jaar geen eigen gebouw meer voor nodig of slechts een fractie van uw huidige vastgoedportfolio.

Het gaat om het stellen van existentialistische vragen. Als u niet kunt uitleggen welke strategische rol u vervult, komt u nooit in beeld bij C-level management. Als u verantwoordelijk wilt blijven voor het meubilair, houdt u zich dan vooral daar mee bezig. Als u echt belangrijk wilt worden binnen uw organisatie, moet u eerst kunnen uitleggen waarom u belangrijk bent. Het is niet aan mij om die vraag in te vullen, maar het is voor iedereen binnen ons vakgebied belangrijk om daar goed over na te denken. Daarna krijgt u waarschijnlijk slechts bij uitzondering de vraag om tien procent te besparen.

Erik Jaspers
Product Strategy & Business Innovation
Bezoek de website van Planon voor meer informatie over facility management en real estate software.

Een BIM-model in de beheerfase? Begin met deze zes vragen

Een BIM-model in de beheerfase? Begin met deze zes vragen

De opmars van het Bouwwerk Informatie Model (BIM) lijkt niet te stuiten. Dit digitale, driedimensionale model wordt steeds vaker gebruikt tijdens het ontwerp en de realisatie van gebouwen en bevat meer en meer informatie over zaken als: de samenstelling van het gebouw, de eigenschappen van onderdelen en zelfs de planning van werkzaamheden.

Het is niet verwonderlijk dat gebouwbeheerders met grote interesse naar deze modellen kijken. Waar ze voorheen tijdens de oplevering van een gebouw nog een stapel papieren tekeningen en documenten kregen van de aannemer, wordt nu steeds vaker het BIM-model ter beschikking gesteld aan de beheerder. Veel gebouwbeheerders vragen zich echter af wat ze hier mee kunnen en of de gegevens kunnen worden ingeladen in hun Facility Management Informatiesysteem (FMIS). Het antwoord op deze vragen is niet eenvoudig. Eigenlijk zijn het zelfs de verkeerde vragen – maar daarover later meer.

BIM in beheer
Ongeveer 70% van de gebouwkosten wordt gemaakt tijdens de beheerfase van een gebouw. Het automatiseren van gebouwbeheer levert veel efficiencyvoordelen op en dat is precies waar een BIM waarde kan toevoegen. Zo bevatten deze modellen een zogeheten ‘bill of materials’. Dit is een lijst van elementen die samen het gebouw vormen; denk aan het aantal buitendeuren van een bepaald type, het aantal vierkante meters gevelmetselwerk, het aantal vierkante meters schilderwerk, het type CV-installatie en ga zo maar door.

Dat deze informatie nuttig en bruikbaar is voor een gebouwbeheerder behoeft geen betoog. Maar hoe kun je als gebouwbeheerder de informatie uit het BIM-model hergebruiken om bijvoorbeeld onderhoud te plannen en kosten te begroten? Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van verschillende factoren. Het is daarom belangrijk om eerst een de volgende vragen te stellen.

1. Wat wil je met het BIM-model bereiken?
In de beheerfase kan een BIM-model worden ingezet voor verschillende doeleinden: van het inschatten van beheerkosten, tot het inplannen van onderhoudswerkzaamheden. Elk doel stelt weer andere eisen aan het model. Is het voldoende om eenmalig een ‘bill of materials’ uit het model te halen? Of is het belangrijk om het model tijdens de beheerfase van het gebouw actueel te houden?

2. Wie levert het model?
Het BIM-model is altijd een samenstelling van meerdere submodellen. Bovendien leveren zowel de architect als de aannemer input voor het model. Zorg ervoor dat je één partij (het liefst de aannemer) verantwoordelijk maakt voor het leveren van alle submodellen en formuleer van tevoren aan welke eisen deze data moet voldoen, zoals ruimtecodering, ruimtefuncties en elementencodering. Dat maakt eenvoudig inlezen van deze data in het FMIS mogelijk en verhoogt de bruikbaarheid van deze data.

3. Hoe compleet en actueel is het model?
Een BIM-model is niet altijd bijgewerkt tot aan de daadwerkelijke realisatie van een gebouw (‘as built’). In dat geval begin je met een valse start. Analyseer dus de de compleetheid en actualiteit van het model alvorens de relevante data in het FMIS over te nemen.

4. Welke informatie uit het model wil je daadwerkelijk gaan gebruiken?
Niet alle gegevens uit het BIM-model zijn nuttig en bruikbaar tijdens de beheerfase. Het is daarom belangrijk om te bepalen welke informatie uit het model daadwerkelijk nodig is en op welke plek deze gegevens worden beheerd. Om een voorbeeld te noemen: het is vanuit beheersperspectief onbelangrijk om de bewapening van de betonvloer te kennen. Wel is het interessant om te weten hoeveel vierkante meter vloer- en plafondafwerking er in een gebouw zijn, zodat het onderhoud van het stuc- en schilderwerk correct kan worden gepland.

5. Met welke modelleersoftware is het BIM-model gemaakt?
Er zijn nogal wat verschillen tussen de systemen die worden gebruikt in de bouwfase. Wie zelf tijdens de beheerfase het BIM-model wil bijhouden of wijzigen, moet daartoe de benodigde modelleersoftware aanschaffen. Dit vraagt echter om zeer specifieke expertise en in de meeste gevallen zal in de praktijk het raadplegen van het BIM al voldoen.

6. Wie worden de gebruikers van de data en van het model?
Verschillende gebruikers hebben verschillende behoeften. Dat geldt voor zowel het BIM-model als het FMIS. De onderhoudsmanager is geïnteresseerd in installaties, techniek en bouwkundige informatie, terwijl de huisvestingsmanager wil weten welke binnenwanden verplaatst kunnen worden en welke wanden constructief zijn. Het is van belang om deze systemen zo in te richten dat gebruikers de informatie die voor hen relevant is snel en effectief kunnen raadplegen en beheren.

De antwoorden op deze zes vragen geven nog geen garantie dat een BIM-model kan worden ingezet in de beheerfase, maar ze vormen wel een belangrijk vertrekpunt. Het is vooral van belang om deze vragen in de ontwerpfase te stellen en tijdig af te stemmen met de architect en aannemer. Dat biedt immers de mogelijkheid om als opdrachtgever vroeg in het proces eisen te formuleren, zodat gegevens na de oplevering kunnen worden overgezet naar het FMIS.

Een BIM-model wordt ontworpen voor de bouwfase. Maar wie op tijd de juiste vragen en eisen stelt aan de juiste partijen kan zichzelf een hoop tijd en energie besparen. Door een koppeling van een BIM-model aan het FMIS, kunnen gegevens automatisch worden ingelezen in het FMIS. Dat voorkomt handmatige invoer, vermijdt fouten en reduceert de inspanning om data uit het BIM-model te hergebruiken.

Eelco de Bruijn
Product Manager Space & Workplace Management

Zeven stappen om de post-implementatie blues te voorkomen

Bij het schrijven van onderstaande blog is de implementatie van een Facility Management Informatiesysteem (FMIS) als uitgangspunt genomen, maar de blog is evengoed van toepassing op de implementatie van andere software-systemen.

Een leeg blad, tekengerei en een aantal briljante ideeën. Een architect kan vanaf de tekentafel een schitterend gebouw ontwerpen met allerlei nieuwe functionaliteiten. Het lijkt de ideale situatie om iets nieuws te creëren, maar wat als een gebruiker na de verhuizing niet weet dat het raam anders open gaat. Of als er te weinig daglicht op de werkplek is of juist te veel zon, waardoor mensen hun scherm niet kunnen lezen? Enthousiasme maakt dan plaats voor frustratie, terwijl een medewerker juist wil genieten van zijn nieuwe werkplek.

Hetzelfde gaat ook vaak op bij de implementatie van nieuwe software zoals Integrated Workplace Management System software (IWMS), Enterprise Resource Planning software (ERP) of Customer Relationship Management software (CRM). Er wordt veel tijd en geld gestoken in het voortraject, maar weinigen denken na over wat daarna moet gebeuren. Het voortraject is natuurlijk leuk en spannend, en partijen zoals management, IT en inkoop denken graag mee. Het traject na de selectiefase wordt vaak gezien als uitvoerend geneuzel, want over het nieuwe systeem is goed nagedacht en het zal toch wel op rolletjes lopen… Toch?

Eigenlijk begint pas na de implementatie het echte werk: de exploitatiefase. Het is tijd voor het dagelijkse gebruik, medewerkers gaan aan de slag en de betrokkenen uit de selectiefase kijken nauwelijks meer naar het systeem om. Al snel wordt duidelijk dat de verwachtingen niet altijd worden waargemaakt en gebruikers voelen zich in de steek gelaten. In de praktijk blijkt dat de nieuwe oplossing niet helemaal aansluit op de dagelijkse werkelijkheid, want in de praktijk verloopt het werk toch anders dan vooraf aan de tekentafel is bedacht. Deze periode van deceptie kun je het beste omschrijven als de ‘post-implementatie blues’.

Waar medewerkers eigenlijk willen genieten van een systeem dat werken eenvoudiger maakt, wordt de gebruiker juist tegengehouden door het systeem. Hoe kun je voorkomen dat de medewerker na de implementatie van een nieuw systeem in een zwart gat valt? Hier zijn zeven stappen om de blues te voorkomen:

1. Implementeer gefaseerd

Kies niet voor een ‘big bang scenario’ waarin je alles vernieuwt, maar implementeer gefaseerd. Gebruik quick wins en schaal daarna op.

2. Houd rekening met weerstand

Iedere verandering brengt weerstand met zich mee, omdat mensen anders moeten gaan werken dan ze zijn gewend. Stel een projectleider aan om het veranderproces te begeleiden.

3. Maak duidelijk wat de voordelen zijn

Je kunt als management wel duidelijke doelstellingen hebben, maar medewerkers moeten dagelijks met de nieuwe oplossing werken. Maak inzichtelijk wat de voordelen voor hen zijn, bijvoorbeeld effectiever werken en meer tijd overhouden voor de ‘leuke’ aspecten van het werk.

4. Doe iets met de feedback van gebruikers

Alleen luisteren naar de feedback van medewerkers is niet genoeg, het is verstandig om een functie te creëren waarbij één centraal aanspreekpunt verantwoordelijk is om die ergernissen actief te lijf te gaan. Het gaat vaak om kleine nuances, maar het maakt voor de eindgebruiker een wereld van verschil in zijn dagelijkse werkzaamheden.

5. Maak gebruik van ‘best practices’

Waarom een heel nieuw systeem ontwerpen, als je ook bewezen succesverhalen kunt implementeren? Minder investeren tijdens de implementatiefase biedt ruimte voor meer focus op de exploitatie.

6. Vier het succes

Heb je na de implementatie een eerste rapportage, wordt er aantoonbaar efficiënter gewerkt of zijn de kosten aanzienlijk verminderd? Communiceer en vier het succes en bedank mensen voor hun bijdrage tijdens het traject.

7. Blijf betrokken

Het is belangrijk dat de manager ook na de selectiefase betrokken blijft. Het blijft zijn project.

Dit zijn zeven stappen om de ‘post-implementatie blues’ te voorkomen. Het resultaat is een goed werkend softwaresysteem en tevreden gebruikers. Dat klinkt iedere manager natuurlijk als muziek in de oren.

Jos Knops
Global Marketing Director bij Planon
Bezoek de website van Planon voor meer informatie over facility management en real estate software.

De complexiteit van het managen van een groeiende projectenportefeuille

Projecten zijn inspirerend. Het gevoel van iets nieuws starten, het organiseren van de kick off en uw plannen presenteren aan de opdrachtgever en uw team. Tegelijkertijd wilt u zorgen dat de positieve verwachting waarmee u start ook wordt gerealiseerd, en draagt u de verantwoordelijkheid van het managen van het budget, de planning, de scope en de kwaliteit…

Projecten vormen een steeds groter en belangrijker onderdeel van het werk. Activiteiten die niet bij het kernproces van de organisatie horen, worden steeds vaker uitbesteed. Ook de operationele taken van vastgoedmanagers en Facility Managers vallen daar onder. Het interne team wordt kleiner, organisaties huren panden met flexibele contracten en initiatieven rondom Het Nieuwe Werken worden uitgerold. Waar eerder de nadruk lag op uitvoering en beheer met een intern team, ligt nu de nadruk op het managen van een projectenportefeuille met een mix van interne mensen, leveranciers en externe adviseurs.

Projecten vragen om overzicht. Het gaat niet alleen om de tien of twintig lopende projecten binnen het eigen team, maar om alle projecten binnen de organisatie die u op een eenduidige manier in beeld wilt hebben. Eén overzicht dat inzicht biedt in de lopende projecten, de geplande projecten voor dit jaar, komend jaar of een nog onbekende termijn.

Operationele projecten of investeringsprojecten
Projectmanagement is vaak een ondersteunend proces. Organisaties zijn gewend om kleine projecten, zoals verhuizingen, evenementen of een kleine bouwkundige aanpassing in eigen beheer te doen. Projectmanagement op dergelijke kleine schaal is prima te doen, vooral omdat bij deze operationele projecten de financiering wordt gedaan vanuit jaarlijkse budgetten. Bovendien worden operationele projecten over het algemeen aangestuurd door de uitvoerende afdeling zelf.

Het wordt echt een ander verhaal wanneer het aantal projecten toeneemt of wanneer de projecten groter worden; denk aan een huurverlenging van een groot kantoorpand, een duurzaamheidsinvestering of een groot renovatieproject. De financiële impact van dit soort projecten is groter, en de bronnen van financiering zijn anders. Meerdere geldstromen, zoals budget, financiering, subsidies en fondsen, komen samen met stromen van informatie en werkopdrachten. Beheersing van de projectenportefeuille op planning en budget wordt complexer, zeker als meerdere projectleiders elk hun eigen methoden en hulpmiddelen gebruiken. Het gevaar dreigt dan om de controle en het overzicht te verliezen.

Behoefte aan inzicht
Om medewerkers de broodnodige structuur te bieden om deze grotere, vaak ingewikkeldere projecten te begeleiden is het verstandig om vanuit Operational Project Management een stap te zetten richting Capital Project Management. Grote investeringsprojecten vragen om een aangepaste financiering, een grotere betrokkenheid vanuit het hoger management en specifiek inzicht in de vier gebieden van budget, planning, risico’s en inzet van mensen. Vooral wanneer je gebruik maakt van subsidies of overheidsfondsen is het belangrijk om duidelijk te maken waar de diverse fondsen vandaan komen en hoe ze zijn geoormerkt, om uiteindelijk de kosten te kunnen verantwoorden.

Bij Capital Project Management ligt de nadruk op het beheersen van financiële stromen om eventuele overschrijdingen tijdig te signaleren. Zodat er direct actie kan worden ondernomen. Nu er binnen vastgoed en Facility Management een verschuiving plaatsvindt naar een lean bedrijfsvoering, is het verstandig dat organisaties zich richten op Capital Project Management. Het gaat dan om de integrale beheersing van de projectenportefeuille met kerninformatie over budget, planning, risico’s en scope voor zowel bewaking, verantwoording als besluitvorming.

Een goed samenspel van deze vier aspecten leidt tot een project dat binnen budget en tijd wordt opgeleverd, en zijn belofte waarmaakt. Projecten zijn inspirerend.

Meer weten over Capital Project Management? Download nu ons white paper.

David Stillebroer
Product Manager Real Estate Management & Sustainability Management

Voorspel de toekomst met Big (Fast, Varied) Data

‘Big Data’ is misschien wel een van de grootste buzz-woorden in IT van dit moment. Tegelijkertijd is het ook een veelal onbegrepen vakgebied, en dat begint al bij de definitie. Big Data gaat namelijk niet alleen maar over grote hoeveelheden gegevens, zoals je misschien wel zou verwachten, maar juist over het voorspellen van de toekomst.

Want wat zou je ervan zeggen als je aan de hand van Big Data in de toekomst vrij nauwkeurig kunt voorspellen wanneer een vergaderzaal beschikbaar is, hoeveel medewerkers morgen naar jouw faciliteit zullen komen en wat hun voorkeur voor de lunch zal zijn? Of wat je exacte reistijd naar kantoor morgen wordt en met welke middelen je het beste kunt reizen?

Maar eerst even terug naar de basis: wat is Big Data, en wat vooral niet? Gartner definieert het als volgt:

‘High-volume, high-velocity and high-variety information assets that demand cost-effective, innovative forms of information processing for enhanced insight and decision making.’

Het bijvoeglijk naamwoord ‘big’ verwijst eigenlijk alleen maar naar het aspect van hoge volumes. En terecht: we slaan steeds meer data digitaal op. Om een vergelijking te maken. In 2020 slaan we vijftig keer zo veel gegevens op als in 2010 en die exponentiële groei zal voorlopig nog wel even doorzetten.

Maar minstens net zo belangrijk is de enorme snelheid waarmee gegevens beschikbaar komen (high-velocity) en de verschillende verschijningsvormen (of formats) die er zijn (high-variety). Eigenlijk zou je dus moeten spreken over big, fast, varied data, maar dat bekt wat minder lekker.

Er zijn grofweg twee manieren om data te analyseren. Je kunt eerst bepalen wat je wilt meten. Bijvoorbeeld of de bezettingsgraad van vergaderzalen in een organisatie tijdens de crisis is gedaald. Vervolgens zoek je data om die vraag te beantwoorden. In dit geval zou je van de afgelopen vijftien jaar een overzicht moeten hebben van het aantal beschikbare vergaderzalen en het aantal reserveringen.

Op deze manier ondersteunen data je dus om een antwoord te vinden op een vraag. Maar het mooie van data is dat ze ook antwoord kunnen geven op een vraag die je juist níet hebt gesteld. Als je de beschikking hebt over veel data, kun je door middel van business analytics op zoek gaan naar mogelijke correlaties tussen verschillende factoren die beschikbaar zijn in je datasets. Misschien kom je er wel achter dat niet de crisis, maar juist het percentage vrouwen of mannen op een afdeling de meeste invloed heeft op de bezettingsgraad van vergaderzalen.

Als je weet hoe je met data uit het verleden (percentage vrouwen/mannen) een gebeurtenis uit het verleden (bezettingsgraad van vergaderzalen) kunt voorspellen, dan is de volgende stap even logisch als eenvoudig. Met de data van nu kun je toekomstige patronen beschrijven. Dit wordt ook wel aangeduid met de term ‘Analytics’; een ontwikkeling die is ontstaan in de consumentenmarkt en is gericht op marketing en het voorspellen van consumentengedrag.

Tijdens ons webinar over Big Data gaan we verder in op de definities rondom Big Data en analytics en de betekenis van Big Data voor huisvestingsbeheer en facilitaire dienstverlening. Binnen RE – en FM-systemen worden grote hoeveelheden data opgeslagen en dat zal in de komende jaren alleen maar toenemen. Daarnaast kan er gebruik gemaakt worden van andere databronnen. Wat kun je hier als organisatie uit halen? Welke soorten data zijn relevant, aan welke toepassingen valt te denken en wat is er hierbij nodig?

Erik Jaspers
Strategy & Innovation bij Planon
Bezoek de website van Planon voor meer informatie over facility management en real estate software.

Drie vragen om onomkeerbare outsourcing te vermijden

Het uitbesteden van taken is al een eeuwenoud verschijnsel. Het schijnt dat zelfs de Romeinen al aan outsourcing deden: het innen van belastinggeld lieten zij aan derden over. De voordelen van outsourcen lijken duidelijk. Door werk uit te besteden aan gespecialiseerde bedrijven is het mogelijk te profiteren van een prijsvoordeel, de expertise, de flexibiliteit en de ondersteuning van een leverancier. Vooral tijdens een economische recessie lijkt het ideaal. Je kunt elke euro immers maar eenmaal uitgeven en de nadruk ligt vooral op flexibiliteit en focus op de kernactiviteiten.

Op dit moment lijken veel bedrijven weer te kiezen voor inbesteden. Door bezuinigingen en reorganisaties liet de kwaliteit van het uitbestede werk te wensen over. Hoe houd je als facilitaire organisatie het hoofd boven water in deze golfbeweging van in- en outsourcen? Zorg dat je regie houdt over bedrijfsprocessen, zodat je altijd de vrijheid ervaart om bij te kunnen sturen wanneer het nodig is. Het behoud van kwaliteit en flexibiliteit is daarbij cruciaal. Uiteindelijk is het kostenplaatje van secundair belang en een gevolg van de bestedingsstrategie.

Diverse redenen
In veel landen bestaat een verschil tussen bestedingsstrategie bij overheid en het bedrijfsleven. Je kunt als overheid geweldig efficiënt inkopen, maar als je daar de werkloosheid met een aantal procent door verhoogt, sla je de plank volledig mis. Deze mensen melden zich bij de sociale dienst voor een uitkering, dus de winst van het schaalvoordeel verdampt onmiddellijk. Onder het mom van maatschappelijke verantwoordelijkheid kiest de overheid daarom nu weer vaak voor inbesteden.

In België en Duitsland is dit probleem eerder herkend en erkend. Ze zijn niet meegegaan in de uitbestedingshausse, maar werken veel meer met eigen personeel. Ook commerciële bedrijven kiezen steeds vaker voor inbesteden, omdat ze hun strategie aanpassen op de verhouding tussen prijs en geleverde kwaliteit. Dat is dus veel meer dan een financiële motivatie. Een ander belangrijk punt is het gevaar voor imagoschade bij wurgcontracten wanneer het werk wordt uitbesteed. Het uitknijpen van leveranciers met slechte cao’s past niet bij het gewenste MVO-profiel van grote bedrijven.

Wat de driver ook is om te kiezen voor in- of uitbesteden, het maakt eigenlijk niet uit voor welke strategie je kiest. Mits je de controle houdt over de bedrijfsvoering. Als je weet wat er speelt en je de controle hebt over de processen, kun je ingrijpen waar en wanneer dat nodig is en op dat moment bepalen wat de juiste strategie is.

Kwaliteitscontrole
De afgelopen jaren namen veel bedrijven alsnog hun strategie onder de loep. En wat blijkt: de totale kosten zijn niet gedaald en de kwaliteit van de geleverde diensten is juist afgenomen. Ze passen nu hun strategie aan, maar het had veel eenvoudiger gekund. Als deze organisaties een aantal jaren geleden hadden gekozen om hun systemen en processen in huis te behouden – en daarmee dus ook de regie – waren ze nu veel flexibeler en dynamischer geweest in het maken van keuzes.

Wie voor de keuze staat om wel of niet te outsourcen, doet er goed aan om zichzelf deze vragen te stellen:

1. Hoe zorg je ervoor dat de totale, werkelijke kosten van outsourcing in kaart worden gebracht en hoe bewaak je deze?
2. Welke kwaliteitseisen stel je aan een outsourcingspartij en hoe controleer je de kwaliteit?
3. Hoe zorg je ervoor dat er voldoende kennis aanwezig blijft in de organisatie om in de toekomst weer over te gaan op inbesteding?

Wie graag de mogelijkheid open wil houden om out- of insourcing in de toekomst weer in te voeren, moet antwoord kunnen geven op deze vragen. Alleen als je inzicht hebt en houdt in de kosten en kwaliteit van secundaire bedrijfsprocessen, kun je de flexibiliteit houden om te veranderen van service provider of juist weer te gaan insourcen.

Jos Knops
Global Marketing Director bij Planon.
Bezoek de website van Planon voor meer informatie over facility management en real estate software.